Business travel: neexistuje ochota řešit problémy při výběrových řízeních

Opět se po roce vracíme k tématu, které se oblastí business travel táhne jako červená nit už několik let. Jde o stále se opakující otázky a otazníky kolem výběrových řízení vypisovaných v oblasti prodeje letenek na služební cesty. Ačkoli jsme na problémy s tím související upozorňovali už několikrát, zdá se, že až na výjimky, neexistuje ochota ani snaha situaci v této oblasti řešit a zvýšit transparentnost výběrových řízení.

Prvním problémem je tzv. práce zdarma, na kterou jsme na stránkách COT business v minulých letech několikrát poukazovali. V zakázkách často vítězí dodavatelé, kteří své služby nabízejí výrazně pod cenou, často se objevují nabídky, kdy ceny za vystavení letenky se blíží k nule. Cena se totiž stala jedním z nejdůležitějších kritérií ve výběrových řízeních. A to je špatně.

Před několika lety, kdy výběr dodavatele pro zajištění letenek v oblasti business
travel měla ve firmách na starosti většinou oddělení lidských zdrojů, se pozornost zaměřovala spíš na to, jaké všechny dokáže cestovní kancelář nebo agentura nabídnout služby, jaké má schopnosti a zkušenosti či jak rychle a přesně dokáže dodat to, co společnost, vypisovatel výběrového řízení, potřebuje. Přihlíželo se i k určitému komfortu pro zaměstnance. „Cena byla pochopitelně taky důležitá, ale byla jaksi postavena až na druhou úroveň a tlak na její snižování byl o dost nižší,“ vzpomíná Marko Vidic, generální ředitel tuzemské pobočky BCD travel. V důsledku ekonomických problémů v USA a následně i v Evropě, musely společnosti, které vysílají své zaměstnance do zahraničí, přistoupit k rozsáhlému snižování nákladů. Omezily marketing a výdaje právě na služební cesty. Ty výdaje lze totiž omezit velmi jednoduše a rychle. Vedle toho nastala zásadní změna, kdy se organizace služebních cest, a tedy i nákup letenek, přesunula z oddělení lidských zdrojů do rukou „purchasingu“, nákupu. Od tohoto okamžiku se při výběrových řízeních stala rozhodující položkou cena. Nabízené služby a zkušenosti cestovní kanceláře jsou při výběru od této chvíle důležité až v momentě, kdy dojde k cenové shodě mezi některými uchazeči v tendru. Přitom servisní poplatky, které se takto snaží firmy minimalizovat, tvoří jen 4 až 5 procent všech nákladů na cestování. „Podle mého názoru by naopak měly být firmy ochotny zaplatit za vyhledání vhodné letenky a zprostředkování doplňkových služeb víc, aby měly šanci ušetřit tam, kde se to opravdu dá. Tedy v těch zbývajících 95 procentech nákladů na cestování,“ říká Marko Vidic.

Zadavatelé, zejména pak z oblasti státních institucí, vyvíjejí tlak na poskytování služeb zcela zdarma, čímž deformují trh.

Námi oslovení uchazeči v tendrech se zúčastňují i několika výběrových řízení měsíčně. Pokud ne přímo v České republice, pak v rámci oblasti, regionu či na globálním trhu. A úplně všichni se shodují v tom, že s tlakem na snižování poplatků za zprostředkování nákupu letenek se v českých výběrových řízeních setkali. „Zadavatelé, zejména pak z oblasti státních institucí, vyvíjejí tlak na poskytování služeb zcela zdarma, čímž deformují trh a vytvářejí neprůhledné prostředí nahrávající nečestným praktikám,“ potvrdil Marek Plášil, předseda představenstva Travel Alliance. Je to logické, taková situace je dlouhodobě neudržitelná, protože nikdo nemůže pracovat zdarma. „Neznám odvětví, ve kterém by se obchodovalo zdarma,“ okomentovala situaci na trhu Jana Martincová, generální ředitelka společnosti American Express Global Business Travel a regionální provozní ředitelka pro střední Evropu, s tím, že právě kvůli požadavkům nulových poplatků se v současné době American Express GBT výběrových řízení v České republice nezúčastňuje.

„Myslím si, že v dnešní době už v podstatě není možné pracovat za minimální poplatky, přestože v minulosti to šlo,“ přidává svůj názor Marko Vidic a vysvětluje i způsob, jak: „Agentury sázely na neustálý růst. Není tajemstvím, že letecké společnosti uzavíraly s velkými cestovními kancelářemi smlouvy, které jsou orientovány na objem a hlavně na nárůst objemu. Jde o tzv. overridy. V minulosti byly overridy poměrně štědré a vysoké, takže mohly určitou dobu kompenzovat ztráty. Nicméně to bylo možné použít maximálně ve dvou kalendářních obdobích. V současné době, a asi i tak tři až čtyři roky zpět, všechny letecké společnosti overridy hodně snížily a stanovily maximum. Proto už dnes není možné minimální poplatky ‚dohánět jinde‘.“ Některé agentury používaly i další trik: prodávaly jeden rok letenky určité skupiny leteckých společností a druhý rok zase jiné skupiny. Křížením prodejů tak zvyšovaly objemy, tedy overridy. Dnes už má ale i tento koncept velké trhliny.

Podíl na zpětné incentivní provizi?

Někteří zadavatelé výběrových řízení dokonce požadují i podíl na zpětné incentivní provizi, kterou vyplácejí letecké společnosti agenturám při splnění většinou růstových kritérií. Ani to není podle některých oslovených cestovních kanceláří a agentur správné. A může se takovýmto praktikám agentura bránit? „Velmi těžko,“ odpovídá Marek Plášil a dodává: „Pokud by se ale do boje s těmito praktikami zapojilo maximum subjektů na straně jak agentur, tak zadavatelů výběrových řízení i Úřad na ochranu hospodářské soutěže, a pokud budou přijaty odpovídající zákony a regulace, pak to lze.“ Podle Jany Martincové může cestovní kancelář nebo agentura nabízet pouze službu zprostředkování cesty pro zákazníka. „Hlavně o to by se mělo jednat, a nikoli o finanční požadavky,“ zdůrazňuje. Motivaci zadavatelů k těmto krokům odhaduje Marko Vidic následovně. „Hlavním motivem je pravděpodobně snaha získat reálnou cenu za letenky a zajistit si, aby agentura neměla žádný zájem prodávat dráž, než by mohla nakoupit.“ Bránit se těmto požadavkům nelze, podle Marko Vidice je na rozhodnutí konkrétního vedení agentury nebo cestovní kanceláře, zda na takové podmínky přistoupí.

Vyplatí se pořádat výběrová řízení přes prostředníka?

Třetím tématem, které trápí prodejce letenek v oblasti business travel, je otázka, zda je možné získat nejvýhodnější cenu letenek v případech, kdy firmy či státní instituce zadají organizaci výběrového řízení externím subjektům. Z logiky věci vyplývá, že pokud bude muset vyhlašovatel výběrového řízení ještě uhradit náklady na jeho organizaci dalšímu subjektu, musí se nákup letenek spíše prodražit. Přitom se stalo, že některé tendry byly zorganizovány doslova neodborným způsobem. „Před několika lety jsme se výběrového řízení, které organizovala poradenská firma, zúčastnili. Zprostředkovatelé bohužel neměli moc vědomostí o cestovním ruchu a o funkci cestovní agentury, proto kritéria neodpovídala předmětu výběrového řízení,“ popisuje Jana Martincová. Také Marko Vidic potvrzuje, že jeho společnost BCD travel se takových tendrů několikrát zúčastnila. „Na českém lokálním trhu toto není až tak obvyklé, ale zažili jsme to u mezinárodních firem, které využili třetí stranu k organizaci tendru. Jednou se nám dokonce stalo, že jsme ani nevěděli, kdo by měl být naším finálním klientem,“ vzpomíná. V takovýchto případech je podle něj důležité požadovat garanci, že opravdu všechny údaje a podmínky výběrového řízení odpovídají skutečnosti a v případě, že by se ukázalo, že realita je významně jiná, měla by mít cestovní kancelář smluvně zajištěno právo naúčtovat reálně ceny. Podle něj se totiž občas stává, že prostředníci výchozí podmínky tendru přikrašlují, zveličují a mění. Na druhou stranu se ale zprostředkovatelů zastává, když říká, že výběrové řízení organizované poradenskou firmou bývá většinou lépe připravené.

V zakázkách často vítězí dodavatelé, kteří své služby nabízejí výrazně pod cenou, často se objevují nabídky, kdy ceny za vystavení letenky se blíží k nule.

I v případě organizace výběrového řízení externím subjektem se opět objevuje tlak na snížení poplatků cestovním kancelářím a agenturám: Kde jinde ušetřit, že? A tak se znovu dostáváme zpět k úvodnímu problému. Aby se situace v oblasti prodeje letenek pro korporátní zákazníky zprůhlednila, museli by po změně volat už samotní zadavatelé veřejných zakázek. „Určitě by nemělo být možné požadovat nulové či vůbec podnákladové poplatky za vykonané služby. Úřad na ochranu hospodářské soutěže by měl takové případy potírat, navíc by především neměly být ani akceptovány, natož požadovány,“ tvrdí Marek Plášil. Na nepoctivce by si měla posvítit nejen IATA, která stanoví jasná pravidla, jakým způsobem se smí, nebo nesmí prodávat letenky přepravců, ale i BAR (Board of Airline Representatives), sdružení zástupců leteckých společností v České republice, které by mělo zastupovat jejich zájmy.

Ať rozhodnou zkušenosti a znalosti, ne cena

Ve výběrových řízeních by pak neměla být rozhodující cena za poskytované služby, ale zkušenosti agentury. „Výběrové řízení by mělo být zaměřeno na činnost, tedy službu poskytovanou agenturou. Její schopnost nabídnout nejlepší výběr ceny letenky, potřebné spojení v rámci časové potřeby cestujícího, vhodné ubytování, rezervace vozu a podobně. Nedílnou součásti činnosti cestovní kanceláře nebo agentury je i pomoc v krizových situacích, jako jsou stávky či nepřízeň počasí. Dále by měla být rozhodující i možnost průkazně na základě statistik doložit zákazníkovi dodržování jeho cestovní politiky a případné úspory při výběru daného itineráře,“ říká Jana Martincová. Podle Romana Fritschky, ředitele business travel & outgoingu společnosti OK-TOURS, by jistě pomohla i úprava zákona o veřejných zakázkách, který by stanovil, že nebude jediným kritériem nejnižší cena, nebo doplnění metodiky zákona tak, aby bylo zadavatelům jasné, jak postupovat, jelikož momentálně postupuje každý jinak.

Foto: Thinkstockphotos.com