Prosadit se na trhu MICE je stále náročnější. Celá řada destinací kongresové a incentivní turistiky si klade otázku, jak zaujmout i v budoucnu hosted buyers. Ve snaze o zvýšení konkurenceschopnosti a podchycení nejnovějších trendů se spojily ve svém inovačním projektu „Future Meeting Space“ German Convention Bureau, der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren a Fraunhofer Institut s celou řadou nezávislých partnerů a expertů v oblasti MICE.

Organizátoři akcí MICE podporují využívání nových technologií, například holografie

Cílem projektu bylo analyzovat a systematizovat vývoj v oblasti kongresové a incentivní turistiky a zjistit technické, organizační a prostorové požadavky pro jejich budoucí úspěšné pořádání. Na základě výzkumu projektu Future Meeting Space byly identifikovány následující požadavky pro úspěšné pořádání akce MICE:

Interakce

Účastníci akcí MICE chtějí být aktivně zapojeni! Vzájemné propojení účastníků mezi sebou bude jedním z hlavních elementů akcí MICE. Využívány budou především digitální nástroje, jako např. technika „matchmaking“. Po sdělení tematických priorit propojí organizátor akce MICE cíleně účastníky se stejnými nebo podobnými preferenčními kritérii. Společné generování znalostí a aktivní využití zkušeností spíkrů bude stát v centru získávání vědeckých poznatků. Kromě zpřístupnění nejnovějších informací a obsahových sdělení on-line budou organizátoři podporovat využití nových formátů interakce (Innovation boot camp, TED talks, World Cafes) a technologií (Hologramm, Tangible media, Bluescape). Tím se zvýší vzájemná kooperace a proces učení. Využití sociálních médií bude nutností. Organizátoři musí být připraveni, že se o jejich akci MICE bude on-line živě diskutovat. Vlastní aktivita prostřednictvím těchto kanálů samozřejmě šanci na úspěch zvýší.

Flexibilita

Jedním z trendů je i pořádání akcí MICE formou coworkingu

Preferuje se flexibilita a individualizace! Nabídky organizátorů musejí být individuálně šité na míru. Skupiny o nestejném počtu osob využívající nejrůznější formáty akcí MICE potřebují různě velké prostory. Možnost operativních změn rozmístění nábytku a vybavení jsou samozřejmostí.

Zkrácení doby na přípravu

Krátké inovační cykly a každodenní aktuální témata budou vyžadovat operativnost a krátký čas na přípravu akce MICE. Organizátoři, kteří budou schopni připravit kvalitně akci MICE v krátkém časovém úseku, budou ve výhodě.

Maximální využití času

Efektivní využití času bude hrát jednu z klíčových rolí. Účastníci akcí MICE budou preferovat krátké dojezdové vzdálenosti a kratší, obsahově intenzivnější eventy. Za účelem přilákání nových potenciálních účastníků bude nabízena alternativa ve formě virtuální účasti. Technika holografie využívající 3D umožní vystoupit na konferenci i bez toho, aby účastníci byli fyzicky přítomni, a přesto budou ostatními přijímáni jako reální účastníci akce.

Důraz na bezpečnost

Rozhodujícím kritériem zůstane bezpečnost destinace. Tlak na ochranu osobních dat poroste. Organizátoři akcí MICE musejí zajistit bezpečnost datového připojení a garantovat bezpečné zacházení s již dříve získanými daty. Pokud účastníci pocítí, že jsou jejich soukromé údaje v bezpečí, podnítí to i jejich aktivitu na sociálních sítích.

Jedinečný zážitek

V centru každé akce bude interakce účastníků. Přesto je nutné myslet nejen na proces vytváření kontaktů, ale i na to, jak zajistit všem přítomným přidanou hodnotu. Jen ty akce MICE, které vyvolají u všech zúčastněných jedinečný emoční zážitek, zůstanou v paměti a mohou být úspěšné.

Vzájemné propojení účastníků mezi sebou bude jedním z hlavních elementů akcí MICE.

V blízké budoucnosti se stanou trendem následující formy organizace akcí MICE:

1) Interaktivní fórum

Akce MICE s 50–200 účastníky. Po úvodním pasivním přijímání informací v rámci přednášky je kladen důraz na aktivní zapojení a výměnu vědeckých informací a zkušeností v menších pracovních skupinách formou workshopu, World Cafes, Gamification nebo Design Thinking. Na prvním místě je kladen důraz na interakci účastníků. Jedná se o jedno- až dvoudenní akci, která využívá hybridní technologie. Mezi priority interaktivního fóra patří interakce, flexibilita a vyvolání jedinečného zážitku pro účastníky akcí MICE. Od pořadatelů zde bude vyžadována krátká a operativní doba na přípravu.

2) Akce MICE organizované na více místech ve stejnou dobu

Tato forma je založena na principu organizace většího množství regionálních akcí MICE odehrávajících se na více místech ve stejnou dobu. Místa jsou on-line propojena. Dochází k vzájemné komunikaci prostřednictvím videokonferencí, platforem on-line, ale i hologramů a robotů. Experti z nejrůznějších oborů předávají účastníkům široké spektrum znalostí a zkušeností. Při zpravidla půldenní akci je kladen důraz na maximální využití času, bezpečnost dat a jedinečný zážitek.

3) Coworking

Zpravidla týdenní akce MICE s cílem vytvoření a následným „opečováváním“ sítě kontaktů potenciálních partnerů. Na tuto činnost je věnován dostatek času a prostorových možností. Vše záleží na individuální domluvě. Dochází k vytvoření malých, samostatně organizovaných skupin. Časový prostor je vyčleněn i k vyřízení nezbytných každodenních pracovních záležitostí. Coworking funguje na principu interakce a flexibility.

4) „Analog total“

Analogová akce MICE se koná účelově na odděleném místě „mimo civilizaci“. Spojení s okolním světem nehraje žádnou roli. Využívá se doprava co nejvíce šetrná k životnímu prostředí, např. prostřednictvím tramvají nebo ekologických autobusů. Důraz je kladen na obsah sdělení. V popředí jsou účastníci akce MICE, jejich bezpečnost a jedinečný zážitek pro všechny přítomné. Zpravidla jedno- až dvoudenní akce pro padesát účastníků. Vyžadována je operativní, krátkodobá příprava akce.

5) Hybridní akce MICE

Existuje na principu propojení reálné akce MICE s virtuální realitou. Existence virtuálního paralelního světa umožňuje účastníkům být přítomen nejen fyzicky, ale i virtuálně. Tento typ je založen na výměně odborných informací a zkušeností prostřednictvím nejmodernějších technologií. Digitální zařízení a technika Bluescape umožňují propojit účastníky na různých místech ve stejný čas. Výhodou je výrazná úspora času a financí všech zúčastněných. Převážně jednodenní akce zaměřená na interakci, časovou efektivitu a jedinečný zážitek.

Do oblasti kongresů a incentiv už proniká i virtuální realita

6) Virtuální komunita se setkává v reálném světě

Výhradně jen v sociálních sítích pohybující se komunita se setkává i v reálném světě za účelem vytvoření osobních kontaktů. Dochází k osobní výměně odborných informací a zkušeností. V popředí je propojení elementů interakce s flexibilitou a reálným zážitkem ze setkání.

Kromě nejmodernějších technologií, prostorové mobility a produktů šetrných k životnímu prostředí budou trendem společné zážitky a vzájemná výměna poznatků. Integrace digitálních elementů vytvoří ideální kombinaci reálného a virtuálního světa. Technologie jako „Instawalk“ nebo „brýle pro virtuální realitu“ spojí oblast virtuální s analogovou a zvýší PR organizované akce. Osobní kontakt však zůstane nezaměnitelný. Subjekty kongresové a incentivní turistiky v České republice mají dobré předpoklady být úspěšné. Zachytí však nové trendy?

Mgr. Miroslav Rončákodborný asistent Katedry rekreologie FTK UP v Olomouci a regionální ředitel FVW Medien
miroslav.roncak@upol.cz