Organizace úspěšného MICE workshopu patří k nejefektivnějším a nejúspěšnějsím nástrojům marketingu při plánování růstu destinace v oblasti kongresové a incentivní turistiky. Nezbytná je kvalitní příprava samotných organizátorů, cílený výběr klíčových hosted buyers a široká spolupráce všech partnerů. Ukázkovým příkladem spojení všech těchto atributů je litevský MICE workshop Convene, který se za pět let vypracoval v lídra na celém teritoriu Pobaltí.

Foto: Vilnius Convention Bureau

Úspěch workshopu Convene je založen na skvělé organizaci a úspěšné spolupráci partnerů nejen v destinaci, ale i na mezinárodní úrovni. Kromě Vilnius Conven­tion Bureau patří mezi hlavní partnery město Vilnius, Ministerstvo ekonomiky Litevské republiky, Baltic Travel Group, Westexpress a veletržní společnost ­Litexpo. Poradenskou činnost zajišťuje britská firma Kennedy Integrated Solu­tion. Hotelová zařízení, jako např. Radisson nebo Kempinski, nabízejí kontingent volných ubytovacích kapacit k dispozici zdarma, Lufthansa, Air Baltic, Turkish Airlines bezplatné nebo zlevněné letenky, město Vilnius volné prostory pro slavnostní recepci odehrávající se v historických prostorách královského paláce ve Vilniusu. Partnerství směřující k maximálnímu úspěchu Convene funguje i ve spolupráci s kancelářemi kongresové a incentivní turistiky dalších zemí Pobaltí. Na organizaci a propagaci Convene se podílejí, např. Kaunas Convention Bureau (Litva), Riga Convention Bureau (Lotyšsko), Tallinn Convention Bureau (Estonsko), Helsinki Convention Bureau (Finsko), Tampere Convention Bureau (Finsko) nebo Copenhagen Convention Bureau (Dánsko). Řada z jejich představitelů již byla v minulých letech oceněna za tuto podporu čestným titulem „MICE ambassador Convene“. Jejich činnost spočívá v akvizici vlastních vystavovatelů a partnerů, propagaci, ale i organizaci post-fam tripů. Hosted buyers a novináři mají tak možnost navštívit v rámci post-fam tripů kromě Vilniusu např. Kaunas, Birštonas, Neringu, Klaipedu, Rigu (Lotyšsko), Tallinn (Estonsko), Helsinky, Espoo nebo Tampere (Finsko).

Více než 180 hosted buyers

Convene výborně spolupracuje s médii. Finanční prostředky zde nejsou vynaloženy na propagaci v tisku nebo on-line, nýbrž se jedná o vzorový příklad založený na mediálním partnerství s vedoucími mezinárodními nakladatelstvími v oblasti MICE. Vytipovány jsou klíčové trhy. Mezi priority patří Pobaltí, Skandinávie, Velká Británie, Německo, Rusko a Polsko. Mediální lídři, např. CIM a Tagungswirtschaft v Německu, International meetings review a CMW ve Velké Británii, Meetings ve Skandinávii, MICE Poland v Polsku nebo Buying business travel Russia zajištují v rámci barteru s Vilnius Convention Bureau nejen mediální zviditelnění formou print a on-line před a po MICE workshopu, ale pomáhají částečně i s náborem potenciálních hosted buyers. Propracováný systém propagace a výběru kvalitních hosted buyers je na vysoké úrovni. Jen za poslední čtyři roky se díky intenzivní spolupráci s médii vyšplhala celková hodnota mediálních výstupů na 430 000 eur.

Podobně skvělý výsledek dosahuje Convene i v oblasti výběru hosted buyers. Každým rokem jejich počet a kvalita rostou. V loňském roce jich přijelo více než 180, nejvíce z Velké Británie, Německa a Beneluxu. Pochvalují si především skvělou organizaci, rodinnou atmosféru, individuální servis, kvalitu schůzek a bohatý doprovodný program. Organizátoři pro ně zajišťují nejen volné letenky z jejich destinací a ubytování ve vybraných hotelech, kompletní program a servis v rámci workshopu, slavnostní recepci v prostorách královského paláce a networking v historické restauraci v samotném centru Vilniusu, ale i možnost účasti v jednom z následných post-fam tripů zahrnující celé pobaltské teritorium. Především díky výše uvedeným faktorům vyjádřilo na základě statistik z roku 2016 88 procent hosted buyers se svou účastí na Convene maximální spokojenost.

Stejné názory sdílí i samotní vystavovatelé. Kromě zástupců z Litvy, Lotyšska, Estonska, Polska, Finska, Dánska nebo Švédska nabízí Convene účast jako „Guest exhibitor“ MICE destinacím také mimo Pobaltí. Cena je trochu vyšší než u místních subjektů MICE, ale účast se určitě vyplatí. Tuto možnost využily v uplynulých letech např. subjekty z Ruska (Moscow Convention Bureau, St. Petersburg Convention Bureau), Ukrajiny (Lviv Convention Bureau) nebo Slovenska (Slovak Convention Bureau, Kosice Convention Bureau). Rovněž pro české subjekty z řad regionálních kanceláří kongresové a incentivní turistiky, které mají co nabídnout klientům z Pobaltí, ale i MICE nákupčím z Velké Británie, Německa, Beneluxu, Skandinávie, Ruska nebo Polska, by účast jistě byla přínosem. Předem dohodnuté schůzky probíhají v patnáctiminutových intervalech na základě on-line rezervací hosted buyers. Neexistuje náhodné čekání na nákupčího, které bývá zvykem na některých veletrzích MICE. Vzhledem k tomu, že hosted buyers absolvovují během dvoudenního workshopu minimálně dvacet schůzek, mají i všechny zúčastněné MICE subjekty termínový program opravdu nabitý a jejich účast na Convene je maximálně efektivní. To potvrzují i statistiky. Dvaašedesát procent vystavovatelů obdrželo v rámci loňského Convene konkrétní poptávku na organizaci MICE akce. Z vystavovatelů by účast na Convene doporučilo i ostatním subjektům 94 procent. Úspěšnost workshopu umocňuje i netypický poměr hosted buyers a vystavovatelů. Ve srovnání s ostatními workshopy a veletrhy MICE je Convene specifické tím, že počet hosted buyers je vyšší a dosahuje poměru 2 : 1.

Convene je ukázkovým příkladem úspěšné organizace MICE workshopu založeného na partnerství. Při relativně nízkých nákladech lze uspořádat efektivní event a dlouhodobě mediálně zviditelnit destinaci. Možná návod i pro některé kanceláře kongresové a incentivní turistiky v České republice?

Případová studie – workshop Convene (Vilnius)

Název akce: Convene
Místo konání: Vilnius (Litva)
Termín příštího ročníku: 8.–9. února 2017

Vize: Vytvoření významného místa pro setkávání specialistů v oblasti kongresové a incentivní turistiky v Baltských zemích

Komu je určen: Každoroční dvoudenní event pro mezinárodní, litevské a regionální zástupce kongresové a incentivní turistiky – národní a mezinárodní event

Formát: Předem naplánovaná a potvrzená obchodní setkání „face to face“ s litevskými a mezinárodními nákupčími a organizátory akcí kongresové a incentivní turistiky

Model: Public-Private-Partnership – event je organizován ve spolupráci státního a soukromého sektoru

Počet účastníků: 1 000
Počet vystavovatelů: 87 vystavovatelů z 10 zemí
Počet pozvaných hosted buyers (MICE agentury, korporátní klientela, asociace): 170 nákupčích z 27 zemí světa

Celkový počet odborných schůzek B2B: 3 600 setkání
Délka trvání schůzek: 15 min.

Procentuální zastoupení hosted buyers podle zemí: Velká Británie 15 %, Německo 14 %, Benelux 10 %, Polsko 9 %, Skandinávie 8 %, Rusko 8 %, Francie 7 %, Ukrajina 5 %, Itálie 3 %, Rakousko 3 % atd.

Graf 1: Rozdělení hosted buyers podle obchodního zaměření

Příklady účastníků Convene z řad hosted buyers: Microsoft, Siemens, Burger King, Deutsche Bank Polska, HRG, American Express, Groupe Renault, World Psychiatric Association, Daiichi-Sankyo, Amway, International Cablemakers Federation atd.

Systém partnerství

Organizátoři: Vilnius Convention Bureau, Kennedy Integrated Solution
Hlavní partneři: Město Vilnius, Ministerstvo ekonomiky Litevské republiky
Organizační partneři: Litexpo, Baltic Travel Group, West Express
Sponzoři: BHRS, Turkish Airlines, Penki TV, Doyuk, Elit Event Baltic, IDW Esperanza Resort, Vilnius City Tour

Ukázka mediálního partnerství – webová stránka Meetings (Švédsko)

Partnerské hotely: Artin, Holiday Inn, Kempinski Hotel Cathedral Square, Novotel, Moon Garden, Radisson Blu Royal Astorija Hotel, Radisson Blu Hotel Lietuva Vilnius, Comfort Hotel

Partneři z oblasti průmyslu a obchodu: Lithuanian Airports, Lufthansa, Air Baltic, ICCA, TMF, ACTE Russia, Lithuanian State Department of Tourism under the Ministry of Economy, MPI, Uniceo, IAPCO, ACE M.I.C.E. Exhibitions, Meetings show

Mezinárodní mediální partneři: Tagungswirtschaft, CIM, TMF, Meetings, International Meetings Review, CMW, HQ-the association magazine, Tourism around the world, MICE Poland, Meetingplanner.pl, Buying business travel Russia, Tio.by, MIM-the European corporate magazine, Turizmus kft

Mgr. Miroslav Rončákodborný asistent Katedry rekreologie FTK UP v Olomouci a regionální ředitel FVW Medien
miroslav.roncak@upol.cz