Kdy potřebuje ubytovatel souhlas hostů ke zpracovávání jejich osobních údajů?

Podle ustanovení § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů lze zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů nebo na základě zákonné výjimky. V článku bude upozorněno na to, která ze dvou alternativ se uplatní v případě zpracování osobních údajů ubytovaného hosta a s ním ubytované osoby. Ze zákonných výjimek bude upozorněno na dvě, a sice na zpracování osobních údajů na základě povinnosti stanovené zvláštním zákonem a na zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů.

Zvláštními zákony, které ukládají ubytovateli povinnost zpracovávat osobní údaje ve stanoveném rozsahu, jsou zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky, a zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích.

Povinnost podle zákona o pobytu cizinců na území České republiky se týká jen cizinců a stanovený rozsah zpracovávaných osobních údajů tvoří: jméno a příjmení ubytovaného cizince, den, měsíc a rok narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, počátek a konec ubytování. Povinnost podle zákona o místních poplatcích se týká „fyzických osob, které přechodně a za úplatu pobývají v lázeňských místech a v místech soustředěného turistického ruchu za účelem léčení nebo rekreace“, tedy občanů ČR i cizinců, a to pro účely výběru poplatku za rek­reační a lázeňský pobyt nebo poplatku z ubytovací kapacity. Pro účely výběru uvedených poplatků je ubytovatel o dotčených osobách povinen zpracovávat tyto údaje: dobu ubytování, účel pobytu (to neplatí pro poplatek z ubytovací kapacity), jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl. Záznamy se vždy činí do evidenční knihy, kterou je ubytovatel povinen uchovávat po dobu 6 let od provedení posledního zápisu.

Ubytovatel, na kterého nedopadají povinnosti podle dvou zmíněných zvláštních předpisů, je na základě výjimky obsažené přímo v zákoně o ochraně osobních údajů oprávněn ke zpracování osobních údajů subjektu, který je stranou smlouvy o ubytování, ovšem pouze v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy o ubytování. Nezbytným rozsahem se podle stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů v takovém případě rozumí: jméno, příjmení a číslo občanského průkazu.

Podstatný rozdíl mezi povinností, respektive oprávněním, ubytovatele podle výjimky stanovené zákonem o pobytu cizinců na území České republiky a zákonem o místních poplatcích na jedné straně a výjimky vyplývající z plnění smlouvy o ubytování je, že první výjimka se vztahuje na všechny osoby, kterým ubytovatel poskytl ubytování, tedy i na spoluubytované osoby, zatímco druhá výjimka dopadá jen na ubytované, kteří jsou stranou smlouvy.

Proto zatímco ubytovatel v obci, která vybírá poplatek z ubytovací kapacity, je oprávněn i bez souhlasu ubytovaného a spoluubytované osoby zpracovávat jejich osobní údaje v rozsahu: doba ubytování, jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, nemůže ubytovatel, který není plátcem tohoto poplatku, ani poplatku lázeňského nebo rekračního, bez souhlasu spoluubytované osoby zpracovávat žádné její osobní údaje. Jestliže takový ubytovatel má zájem zpracovávat jakékoli osobní údaje spoluubytované osoby, je povinen si pro tyto účely vyžádat její souhlas.

Souhlas musí být prostý jakéhokoli nátlaku (svobodný). To například znamená, že uzavření smlouvy o ubytování by nemělo být podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Souhlas musí být určitý, tj. musí z něj vyplývat rozsah a účel zpracování. Zanesení souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů do ubytovacího řádu nebo všeobecných obchodních podmínek je bezúčelné, jelikož subjekt údajů nemusí uvedené ustanovení respektovat. Může jej přeškrtnout anebo kdykoliv odvolat. Subjekt údajů by měl souhlas skutečně „projevit“, ať už umístěním podpisu pod jeho konkrétní formulaci nebo zaškrtnutím kolonky v elektronickém nebo papírovém formuláři.

Zpracovávání jakýchkoli dalších osobních údajů nad výše uvedený rozsah či jejich zpracování k jiným účelům než pro plnění zákonné nebo smluvní povinnosti ubytovatele, způsobuje, že evidence ubytovaných osob podléhá povinnosti získat souhlas subjektu údajů. Ubytovatel má v takovém případě také oznamovací povinnosti ve vztahu k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Souhlas ubytovaného i spoluubytované osoby je například nezbytný za účelem zanesení jména, příjmení a kontaktu do databáze hostů, která se v praxi obvykle vyskytuje.

Z výše uvedeného vyplývá, že o osobě, se kterou ubytovatel uzavírá smlouvu o ubytování (tedy o objednateli ubytování), lze vždy shromažďovat údaje potřebné pro uzavření smlouvy o ubytování (tzn. jméno, příjmení a číslo občanského průkazu a dále data o zahájení a ukončení pobytu, částce za ubytování a služby s ubytováním spojené). Více údajů o osobě objednatele ubytovatel může (a musí) shromáždit jen na základě zvláštního zákona jako je zákon o místních poplatcích a zákon o pobytu cizinců na území České republiky, popřípadě na základě souhlasu objednatele. U osob spoluubytovaných může ubytovatel schraňovat jejich osobní údaje pouze na základě obou zákonných výjimek nebo se souhlasem těchto osob. Při shromažďování osobních údajů nad rámec zákonných výjimek podléhá ubytovatel také oznamovací povinnosti vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů.

JUDr. Klára DvořákováHolubová advokáti, s.r.o.
klara.dvorakova@holubova.cz