Marketingový deštník nad kongresovou nabídkou regionů

Czech Convention Bureau spustila oficiálně svoji činnost od ledna letošního roku. Tomu však předcházely přípravné práce a jednání, která se nesla celým rokem 2009. Hlavní myšlenkou Czech Convention Bureau je zastřešovat jednotlivé regionální kongresové kanceláře, a napomoci tím tak k dokonalému využití veškerého kongresového potenciálu, který naše země nabízí. Cílem Czech Convention Bureau je efektivně koordinovat veškeré marketingové a obchodní aktivity vůči zahraničním partnerům a potenciálním klientům se zájmem o Českou republiku v oblasti MICE. 

Jak se daří tuto vizi naplňovat jsme se tentokrát zeptali přímo v regionech, které se se svými kancelářemi do tohoto marketingového projektu připojily hned v samém počátku.

1. S jakými představami jste vstupovali do spolupráce s Czech Convention Bureau a do jaké míry vaše představy tato spolupráce naplňuje?
2. Jaké kroky jste vy sami realizovali v posledním roce pro propagaci svého regionu jako místa vhodného k pořádání kongresů, konferencí a firemních akcí? Jaké výsledky od toho očekáváte?
3. Jaké jsou vaše další plány v oblasti kongresové turistiky?

Prague Convention Bureau

Ing. Lenka Žlebková
generální ředitelka Prague Convention Bureau

1. 1. V této chvíli je těžké naši spolupráci hodnotit. Od vzniku Czech Convention Bureau neuplynul ještě ani rok, což je poměrně krátká doba. Nicméně snaha sjednotit jednotlivé marketingové plány a aktivity je krok správným směrem. Pro úspěch regionů a celé České republiky na kongresovém trhu je naprostou nutností zkoordinovat aktivity jednotlivých regionálních convention bureaus. Pouze vytvořením jednotné koncepce a efektivním využitím společných finančních prostředků lze dosáhnout zlepšení obrazu Prahy a České republiky v zahraničí a konkurovat úspěšnějším evropským destinacím.
2. Již od našeho vzniku na jaře roku 2002 se snažíme propagovat Prahu jako kongresovou destinaci a vytvářet lepší povědomí o Praze jako ideálním a bezpečném místě pro konání kongresových a incentivních akcí. Za poslední rok byly stanoveny tzv. key selling points, tedy klíčové atributy pro posílení vnímání destinace na mezinárodním kongresovém trhu, které budou používány při všech našich prezentacích a budou upevňovat brand destinace. Neustále pracujeme na vzhledu našich webových stránek, na kterých se nám podařilo uvést do provozu unikátní systém pro zadávání poptávek a zasílání nabídek našich členů. Začali jsme pracovat také se sociálními sítěmi, byl založen profil a diskusní skupiny na Facebooku a LinkedIn. V současné době připravujeme dva typy e-newsletteru. Dvouměsíční, určený pro zahraniční subjekty, který bude obsahovat informace o aktivitách PCB a našich členech, stejně jako krátké zprávy týkající se významných kongresových, kulturních či jiných akcí konaných v Praze. Měsíční newsletter pak bude zasílán také našim členům.
3. Veškeré naše plánované aktivity budou směřovat ke zlepšení pozice Prahy na mezinárodním kongresovém trhu. Kongresový potenciál města není v současnosti zdaleka využit. V loňském roce se Praha umístila na 15. místě v mezinárodním žebříčku kongresových destinací. Našim cílem je během příštího roku dostat Prahu do první desítky. Při propagaci se zaměříme i nadále na naše klíčové destinace (USA, UK, Francie, Benelux, Německo) a budeme usilovat o propracovanější a efektivnější prezentaci na veletrzích a workshopech. Plánujeme další účast v kampaních kandidatur, tedy aktivním vyhledávání prestižních mezinárodních kongresů, zejména pro 1000 a více delegátů, a vyvíjení systematické marketingové činnosti za účelem jejich získávání do Prahy. Musíme se také zaměřit na systematický sběr statistických dat kongresového průmyslu, která nám napomohou jednak při vyjednáváních s politickou reprezentací města a přispějí také ke zlepšení pozice Prahy na mezinárodním poli.

Carlsbad Convention Bureau

Ing. Andrea Pfeffer Ferklová
předsedkyně Carlsbad Convention Bureau

1. 1. Úlohu Czech Convention Bureau jsme spatřovali zejména v roli partnera a v možnosti určité finanční pomoci. Jako jediná kancelář jsme plně závislí pouze na příspěvcích jednotlivých členů CCB a finančních prostředků získaných na základě provizí z uspořádaných akcí. Czech Convention Bureau nám tedy svou finanční podporou pomáhá prosazovat marketingové aktivity, na které bychom sami nedosáhli. Věříme, že v budoucnu se nám podaří přesvědčit také město Karlovy Vary a kraj o bližší spolupráci. Zatím to tak bohužel ­nefunguje.
2. V letošním roce jsme otevřeli novou kancelář s názvem Carlsbad Regional Point, kde nabízíme přímo na místě informace o možnostech uspořádat v regionu kongresy, konference či firemní jednání. Uspořádali jsme několik Fam tripů pro zástupce z České republiky, Německa, Ruska a Velké Británie. Podařilo se nám oslovit také místní firmy. Využili jsme bezplatnou čtyřměsíční praxi studentky z Německa, která nám pomohla s aktivním mailingem na německém trhu. Uspořádali jsme také několik menších firemních akcí.
3. Rádi bychom region i nadále propagovali jako vhodnou turistickou destinaci nejen pro lázeňství, ale také pro kongresovou turistiku. Máme obrovský potenciál, a ten je zapotřebí více využít. Pro následující měsíce je ale nutné, přesvědčit zástupce města a kraje o společné propagaci v této oblasti. Musíme sladit náš postup tak, aby veškeré naše kroky byly v určitém souladu a vedly tak k vyšší návštěvnosti regionu a města. Již z minulosti však víme, že tato jednání nebudou jednoduchá.

Nord Bohemia Convention Bureau

Ing. Vlastimil Čadíle
kpředseda správní rady společnosti

1. 1. Počátky vzniku Convention Bureau se datují na začátek roku 2008, kdy v rámci veletrhu HW proběhl seminář k MICE organizovaný CzT. Po jeho skončení jsem vznesl dotaz, proč byl celý obsah zaměřen pouze na Prahu a tehdejší PAKT a kdy se začne CzT zabývat i regiony. Tím se nastartovala diskuse a proces vzniku Czech CB a krajských CB, do kterého bylo zpočátku aktivně zapojeno Kongresové Centrum Babylon a v roce 2009 se přidal i Liberecký kraj reprezentovaný Radou pro rozvoj cestovního ruchu LK. Od vzniku CB jsme očekávali podporu MICE v regionech, aktivní spolupráci a podporu ze strany Czech Convention Bureau, výměnu zkušeností a spolupráci mezi krajskými CB, společnou propagaci České republiky jako destinaci MICE se specifickou nabídkou jednotlivých krajů. Na konci prvního roku existence NBCB konstatuji, že naše očekávání byla splněna a spolupráce s CzCB a existujícími Convention Bureaus v krajích je na velmi dobré úrovni.
2. North Bohemia Convention Bureau zahájilo svoji činnost v listopadu 2009. Členem Czech Convention Bureau jsme od začátku roku 2010. Naše spolupráce probíhá velmi aktivně, a nejenom na bázi finanční pomoci. Velmi si ceníme i odborné spolupráce. Během roku 2010 jsme měli možnost seznámit se s činností i ostatních partnerů Czech Convention Bureau. Jejich zkušenosti byly pro nás velmi cenným odrazovým můstkem při realizaci naší činnosti. Ve spolupráci s Czech Convention Bureau se nám podařilo v roce 2010 uspořádat Fam trip Polsko a Press trip Německo. Zástupci CzechTourism v Polsku a Německu nám velmi efektivně pomáhali s akvizicí a organizací těchto akcí. Díky této spolupráci se nám podařilo přivést z těchto zemí do Libereckého kraje zástupce eventových agentur a médií. Během roku 2010 NBCB propagovalo potenciál Libereckého kraje a partnery NBCB v oblasti MICE různými prostředky. Uspořádali jsme akce „Prezentační odpoledne – workshopy“, v rámci kterých jsme průběžně oslovovali prostřednictví e-mailů a telemarketingu zájemce z České republiky. Za účelem propagace jsme vydali katalog v české a anglické verzi a byly vyrobeny CD. Prostřednictvím doporučených zahraničních workshopů jsme společnost prezentovali na veletrzích MICE v zahraničí, a také na výstavách v tuzemsku. Velmi důležitým bodem realizované propagace jsou nové webové stránky společnosti v české a anglické verzi a posílení jejich reklamy na portále Seznam. Další její nedílnou součástí byla inzerce v odborných časopisech z oblasti MICE.
3. V rámci marketingových plánů bude NBCB i v dalším období pokračovat v organizaci prezentačních akcí, fam tripů a press tripů.Tyto akce se v minulosti velmi osvědčily, protože nabízejí potenciálním klientům možnost vyzkoušet si nabídku služeb partnerů osobně a prostřednictvím výletů poznat potenciál celého Libereckého kraje. Tyto akce jsou součástí harmonogramu v rámci realizovaného projektu ROP NUTS II Severovýchod „Kongresová a incentivní turistika v Libereckém kraji“. Plánujeme posílení aktivního obchodu společnosti, který by měl zajistit konkrétní poptávky pro členy a partnery naší organizace. NBCB bude ve spolupráci s Czech Convention Bureau realizovat svůj marketingový plán, jehož součástí je také inzerce v médiích, propagace webových stránek, výroba kroužkového katalogu, účast na tuzemských a zahraničních veletrzích a prezentačních akcích.

Moravia Convention Bureau

Mgr. Zuzana Vojtová ředitelka Centrály cestovního ruchu Jižní Moravy

Ing. Lukáš Bačík
Managing Director

1. 1. Do spolupráce s Czech Convention Bureau jsme vstupovali s před­stavou podpory jednotlivým členům, koordinace marketingových aktivit a snadnějšího prosazení na domácím i zahraničním trhu kongresového a incentivního turismu. Důležité je také společné úsilí při řešení systémových potřeb oboru MICE v České republice, např. zajištění úplnosti statistických dat. Vzájemnou spolupráci vítáme a očekáváme další společné aktivity, které budou více kontinuální.
2. Kongresová a incentivní turistika je jednou z priorit města Brna a jižní Moravy. Na toto téma jsme realizovali i samostatný projekt spolufinancovaný z Regionálního operačního programu Jihovýchod s řadou propagačních aktivit. Za podpory Czech Conven­tion Bureau jsme dále zajistili fam/press tripy, účast na veletrhu IMEX Frankfurt, road show v Itálii a Německu, inzerci v médiích, členství v odborné asociaci ICCA a řadu dalších. Očekáváme především rostoucí zájem potenciálních organizátorů a více zrealizovaných akcí.
3. Začali jsme s realizací vlastního projektu, který rozšíří a zpestří nabídku konferenčních prostor a incentivních programů. Také plánujeme prohloubit dosavadní spolupráci s Czech Conven­tion Bureau a společně s asociací ICCA se zaměříme na cílenou komunikaci s klíčovými partnery a cílovými skupinami. Společně s městem Brnem budeme pokračovat v započaté přípravě nástrojů podpory organizátorů akcí MICE. Nevyhnutelné bude také bohatou paletu marketingových aktivit realizovat.

East Moravia Convention Bureau

PhDr. Dana Daňová
ředitelka Centrály cestovního ruchu Východní Moravy

1. 1. Firemní klientelu považujeme za důležitý segment trhu v cestovním ruchu. Uvítali jsme iniciativu CzechTourism ve vztahu ke kongresové turistice, zejména poté, co byla deklarována snaha využít kongresového potenciálu celé země především směrem k zahraničním trhům – blízkým i těm více vzdáleným. Po úspěšném průběhu zasedání ministrů práce a sociál­ních věcí, které v roce 2009 proběhlo v Luhačovicích, jsme si ověřili, že máme nejen ambice, ale i schopnosti. Proto jsme mezi prvními přistoupili na aktivní spolupráci s Czech Convention Bureau. Vycházíme z toho, že týmová práce je zde nezbytná. Od Czech Convention Bureau jsme čekali podporu a přístup k informacím. Obojího se nám zatím dostává.
2. Rok 2010 jsme věnovali tomu, abychom zpracovali podklady, které jsou nezbytné pro kvalitní komunikaci s partnery v tuzemsku i zahraničí. Provedli jsme důkladnou pasportizaci zařízení vhodných pro pořádání akcí v oblasti Meetings Industry, vytvořili jsme design manuál pro naši kongresovou kancelář, vydali dva katalogy se subjekty a službami vhodnými a nezbytnými pro pořádání akcí MICE (jeden s důrazem na tuzemskou klientelu, druhý především pro zahraniční trhy) a zpracovali webové stránky. Na zahraniční nákupčí a firmy jsme se zaměřili zároveň i prostřednictvím inzerce v odborném tisku. Bereme tyto aktivity jako doplnění a kompletaci informací o našem regionu, které již byly poskytnuty a jako vyplnění informační mezery o něm.
3. Náš region, zejména Zlín a Luhačovice, patří do hledáčku organizátorů kongresů, hlavně tuzemských, již delší dobu. Jsme realisté a víme, že nemůžeme konkurovat Praze či Brnu z hlediska velikosti kongresů. Naší ambicí je pořádat akce do 500 osob pro tuzemskou klientelu a návštěvníky z blízkých zemí, tj. ze Slovenska, Rakouska, Polska, ale i Maďarska, Itálie a Německa, případně Ukrajiny. Roli naší kongresové kanceláře vidíme v poradenské činnosti jak pro organizátory, tak pro podnikatele, kteří poskytují produktům MICE své služby. Jako důležitou vnímáme propagaci regionu coby destinace vhodné pro kongresový průmysl. Budeme také usilovat, aby se podnikatelé naučili kongresovou klientelu oslovovat a poskytovat jí komplexní služby.

Zpracovala: Eva Frindtová

www.czechconvention.com