V Praze byla představena budoucnost kongresového průmyslu

Nejvýznamnější trendy a faktory ovlivňující budoucnost mezinárodního kongresového průmyslu, regulace v oblasti medicínských kongresů, strategická partnerství a kvalitní obsah kongresů a konferencí byla dominantní témata, kterými se zabýval již 3. ročník vzdělávacího semináře pořádaný Prague Convention Bureau.

V kongresových prostorách Designhotelu Elephant se 11. března sešlo více než 110 účastníků z řad místních regionálních i zahraničních convention bureaux, profesionálních organizátorů kongresů, místních zástupců asociací, veřejné správy, univerzit a médií, kteří se zájmem vyslechli příspěvky šesti špičkových odborníků z oboru.

Seminář zahájil Matthias Schultze, ředitel German Convention Bureau, jenž zde představil studii „Kongresy a konference 2030", kterou GCB provedlo v uplynulých 12 měsících. „Jedná se o obsáhlou studii definující 5 hlavních megatrendů, které formují odvětví kongresového průmyslu. Přes 40 procent účastníků studie označilo za vůbec nejdůležitější megatrend technologický vývoj, jenž bude hrát významnou roli v dalším rozvoji kongresového průmyslu a plánování jednotlivých akcí," řekl Matthias Schultze. „Nové formy přenosu informací a znalostí budou silně ovlivňovat všechny fáze plánování akcí." Studie mimo jiné ukázala, že nedílnou součástí konferencí se stále častěji stávají virtuální prvky, a lze tedy očekávat, že počet virtuálních akcí nadále poroste.

Dalšími megatrendy definovanými na základě studie jsou globalizace, doprava, udržitelnost a demografie. Právě stárnutí populace a feminizace oboru budou mít během následujících dvaceti let vliv na to, jak se bude měnit „typický účastník" konferencí. Stárnutí populace navíc souvisí s již zmíněným rozvojem nových forem přenosu informací, neboť jednou z výzev, které tento mega­trend přináší, je individualizace. Dá se předpokládat, že pro každou akci bude v budoucnu vytvořen vlastní formát na základě různých kombinací interaktivních modelů.

Matthias Schultze rovněž uvedl tři hlavní kritéria, která dnes musí úspěšná destinace splňovat. Kromě rozvinuté infrastruktury a nabídky kvalitních služeb za přiměřenou cenu je dnes již nutností také ekonomická a vědecká expertíza dané destinace, na niž klade důraz až 82 procent organizátorů odborných akcí. Stále více se totiž snaží postavit či doplnit náplň akce tím, co v daném oboru nabízí samotná destinace, s cílem vytvořit autentický a přínosný obsah.

Jakub Dvořáček, výkonný ředitel Asociace inovativního farmaceutického průmyslu (AIFP) pak hovořil o aktuální problematice vlivu farmaceutických regulací na medicínské kongresy. Účast lékařů na zahraničních kongresech bývá často tématem veřejné diskuse. Od začátku tohoto roku došlo k zásadním změnám podmínek, za jakých mohou farmaceutické společnosti odborné a vzdělávací akce pro lékaře sponzorovat. Je kladen vysoký důraz jak na kvalitu konference, tak na pečlivý výběr přednášejících. Pro vyšší transparentnost ve vztazích mezi lékaři a farmaceutickými společnostmi pak byla vytvořena veřejná databáze, kde je možné potřebné informace dohledat. „Lze očekávat, že v následujících letech zájem o účast na vybraných lékařských konferencích z důvodu zvýšených regulací poklesne, neboť podpora ze strany farmaceutických společností již nebude tak silná," řekl Jakub Dvořáček. „Jinde ve světě jsou však již tyto praktiky zcela běžné a domnívám se, že celkový dopad regulací na kongresový průmysl nebude tak citelný. Lidé se časem adaptují."

Na téma farmaceutických regulací navázal svou přednáškou Christian Mutschlechner, ředitel Vienna Convention Bureau, který hovořil o současných pravidlech a předpisech v oblasti lékařských kongresů a jejich dopadu na ně. „Vyznat se v nepřeberném množství právních předpisů a dalších dobrovolných dohod spojených s pořádáním lékařských a farmaceutických kongresů a konferencí by zřejmě porazilo i nejvýznamnější nositele Nobelovy ceny," poznamenal Christian Mutschlechner. Z celkového počtu kongresů a konferencí, které se ve Vídni v současnosti konají, tvoří více než 20 procent lékařské kongresy. Co se však týče počtu pokojonocí, tvoří tyto akce až 50 procent! Z uvedených čísel je patrné, o jak významný obor jde. Měnící se prostředí trhu medicínských a farmaceutických kongresů přináší řadu problémů, se kterými se organizátoři musejí potýkat a na které musejí reagovat. Mění se především forma spolupráce se sponzory akcí. Pozornost se přesouvá z marketingu na výzkum a rozvoj oboru a obsah konferencí. Díky regulacím omezujícím sponzoring ze strany farmaceutických firem často dochází ke zkracování délky lékařských kongresů. „Z programů lékařských kongresů mizí incentivní či společenské aktivity, omezuje se také délka akcí, čímž dochází k značné úspoře. Samotná destinace již nehraje tak významnou roli jako dřív. Stále větší důraz je kladen na kvalitní obsah kongresu a přínos akce pro rozvoj daného odvětví," řekl Christian Mutschlechner.

Druhá část semináře byla zaměřena na případové studie týkající se významu strategického partnerství. Jako první na téma strategického partnerství a spolupráce hovořil Martin Sirk, CEO Mezinárodní kongresové a konferenční asociace ICCA. „Je nezbytné, aby hotely, konferenční zařízení a další poskytovatelé konferenčních služeb úzce spolupracovali s místním convention bureau a společně vystupovali jako jeden tým – ‚city team‘. Spolupráce je však nezbytná také v širší rovině, a to jak na národní, tak mezinárodní úrovni," uvedl Sirk. „Kromě spolupracujících a vzájemně se podporujících regionů dané země v současnosti vznikají spojenectví mezi různými destinacemi. Příkladem je Barcelona a Vídeň, které se společně prezentují na vzdálených trzích, zatímco v evropském regionu jednají jako dva nezávislí hráči. Podobně spolupracují také Brusel s Washingtonem, hlavní sídla řady mezinárodních asociací, která si vzájemně pomáhají například při organizaci obchodních aktivit." Martin Sirk rovněž konstatoval, že současným trendem je také sdružování samotných asociací za účelem nalezení sponzora pro všechny jimi pořádané akce. V současnosti se stává nutností hledat vhodné partnery pro jednotlivé aktivity a svá partnerství diverzifikovat podle účelu těchto aktivit.

Juan José García, obchodní a marketingový ředitel Barceló Congresos, PCO skupiny Barceló, zaujal svou prezentací na téma efektivní propagace destinace a vytváření strategických partnerství. Zdůraznil v ní význam brandingu dané destinace, vytvoření vhodného „příběhu", který destinaci bude prodávat. Kriticky se vyjádřil na adresu různých typů incentivní podpory, které dnes řada destinací využívá s cílem přilákat co nejvíce akcí. Tuto praxi, stejně jako cenovou válku, označil za nepřínosnou a poškozující samotnou destinaci. Uvedl, že v dnešní době se prostředky původně určené na marketing mění v prostředky určené na podporu akcí. Na propagaci v současnosti není třeba vynakládat značné prostředky, mnohem účinnější jsou způsoby zviditelnění, které destinaci téměř nic nestojí. Jako příklad uvedl ohlasy a reference od účastníků a organizátorů akcí. „Vaši značku budují vaši klienti," řekl. „Destinace bez dobrého příběhu nemá žádnou strategii. A základem dobré strategie je dobrá znalost klienta a jeho potřeb." Juan José dále uvedl, že by se destinace měly zaměřit na vytváření nových kontaktů a partnerství a na jejich základě pak také na aktivní vytváření nových akcí. Dnes se však destinace věnují především kandidaturám na již existující akce, které trvají i několik let. Pochvalně se zmínil na adresu hostitelského Prague Convention Bureau a jeho záměru rozšířit Ambassador Program o korporátní segment, což je zatím zcela unikátní model tohoto programu. Nakonec potvrdil další významný trend – nutnost poskytovat účastníkům konferencí Wi-Fi připojení zdarma a účast na CSR programech v dané destinaci. „Být úspěšný neznamená dělat neobyčejné věci, ale dělat obyčejné věci neobyčejně dobře," zakončil svou prezentaci svým oblíbeným citátem Juan José.

Bruce Redor ze společnosti Gaining Edge, který zároveň celou akci moderoval, na závěr semináře představil různé modely fungování convention bureaux po celém světě, včetně modelů členství a financování. Nejtradičnějším a ve světě nejrozšířenějším modelem je convention bureau s placeným členstvím, naopak zcela výjimečné je Vienna Conven­tion Bureau, které členy nemá, a může se tak plně zaměřit na potřeby klientů. Problémem convention bureaux s placeným členstvím je, že se musejí soustředit nejen na klienty, ale také na své členy, kteří logicky očekávají, že se jim členství v convention bureau vyplatí. Bruce Redor se zamyslel nad otázkou, zda v dnešní době spočívá role convention bu­reaux v uspokojení potřeb jejich členů, nebo zda se mají zaměřit především na požadavky klientů. Zda je jejich hlavním úkolem přilákat do destinace co nejvíce akcí, nebo získávat tyto akce pro úzkou skupinu jejich členských subjektů. Vyjádřil názor, že systém členství a partnerství, který si convention bureaux dříve nastavila, v současnosti již neodpovídá jejich vizím a často jim brání v dosažení stanovených cílů.

Jako příklad destinace, kde se s tímto problémem dokázali úspěšně vypořádat, uvedl Kodaň, kde v rámci místního convention bureau zavedli model sítí sdružujících členské subjekty, které se soustředí na jednotlivé klíčové oblasti, jimiž by se convention bureau mělo zabývat. Do těchto sítí jsou zapojeny také vysoké školy, vedení místních firem a další odborníci na danou problematiku, kteří v rámci jednotlivých sítí spolupracují. Pochvalně se zmínil také o Prague Convention Bureau: „Když se podívám na Prague Convention Bureau a srovnám finanční zdroje, které má k dispozici, s výsledky, kterých dosáhlo, řekl bych, že je to v současnosti pravděpodobně nejvýkonnější a nejschopnější convention bureau na světě. To je můj osobní názor." Položil si také otázku, čeho by Praha mohla dosáhnout, pokud by se zde podařilo zavést podobný model jako v Kodani a prostřednictvím partnerství v rámci sítí zvýšit jeho finanční prostředky.

Akce, kterou již tradičně zaštítil náměstek primátora hl. m. Prahy Ing. Václav Novotný, vzbudila velký ohlas. Účastníci ocenili především výběr kvalitních řečníků a zajímavých témat. Prague Convention Bureau dostalo po akci řadu návrhů pro další ročník semináře, který se stává významnou vzdělávací akcí v oblasti kongresového průmyslu.

Poděkování patří také partnerům akce, kterými byli Magistrát hl. m. Prahy, CzechTourism / Czech Convention Bureau, Letiště Praha, Pražská informační služba – Prague City Tourism a Designhotel Elephant. Technologickým partnerem akce byla společnost Mikenopa, mediálními partnery deník E15, vydavatelství C.O.T. media a odborný magazín Event & Promotion.

Materiály na této straně připravila Kamila Bakotová,
Prague Convention Bureau

www.pragueconvention.cz